Klinikler için randevu programı

Klinikte randevu trafiğinin çoğu telefonla yürür; sekreter aynı anda hem hasta karşılar hem telefon açar. eSeans randevuların bir kısmını kendi kendine yürüten bir sayfaya taşır.

Klinikler için randevu programı ne işe yarar?

Kliniğiniz için online randevu sistemi. Hasta kendi saatini seçer, hatırlatma otomatik gider, sekreter telefonla boğulmaz.

Klinikte telefon trafiği neden sekreterin bütün gününü alıyor?

Klinikte randevunun büyük kısmı telefonla alınır ve her arama birkaç dakikadan fazlasını götürür: uygun gün aranır, hasta düşünür, tekrar aranır. Sekreter aynı anda hem karşılama masasındadır hem telefonda.

Telefon yoğunluğu muayene saatleriyle çakışır. Hasta kabul eden bir görevli çalarken kaçırılan aramanın büyük bölümünü geri aramaz, bu da doğrudan kaybedilen randevu demektir.

Randevuların bir bölümünü hastanın kendi aldığı bir sayfaya taşımak telefonu tamamen kapatmaz, yükünü böler. Karmaşık vakalar telefonda konuşulmaya devam eder, rutin kontrol randevuları sayfadan gelir.

Mesai dışında gelen talepler de kaybolmaz. Akşam saatlerinde rezervasyon sayfasına giren bir hasta randevusunu alır ve klinik sabah listeyi hazır bulur.

Telefonla alınan randevular da aynı takvime girer. Sekreter panelden kaydı açtığında hasta yine onay ve hatırlatma mesajını alır, iki ayrı defter tutulmaz.

Klinikte hekim takvimi ve poliklinik saatleri nasıl ayrışır?

Klinikte her hekimin muayene günü, ameliyat günü ve konsültasyon saati farklıdır. Tek bir takvimde yürütmek, dolu bir hekime randevu verilmesine yol açar.

Her hekim için ayrı takvim açıldığında hasta önce hekimi, sonra saati seçer. Hekimin izinli olduğu gün takvimde kapalı görünür ve o güne randevu düşmez.

Muayene süresi branşa göre değişir. İlk muayene ile kontrol randevusunu ayrı hizmet olarak tanımlamak, gün planını gerçeğe yaklaştırır.

Hasta bilgileri klinikte nasıl korunur?

Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve bunu bir randevu sayfasının taşımaması gerekir. eSeans rezervasyon sayfasında yalnız randevu için gereken bilgiler istenir: ad, iletişim ve seçilen hizmet.

Tanı, tetkik sonucu veya tedavi notu gibi bilgileri rezervasyon sayfasına koymayın. Klinik içi notlar randevu kaydındaki not alanında kalır ve yalnız yetkili kullanıcılar görür.

Çalışan yetkileri de bu çerçevenin parçası. Personeli panele davet ederken hangi ekranları görebileceğini belirlersiniz.

Klinikte online randevu sistemi nasıl kurulur?

Kurulumda ilk karar hangi randevu türlerinin online açılacağıdır; hepsini açmak zorunda değilsiniz.

Kontrol randevuları klinikte nasıl takip edilir?

Kontrol randevusu kliniğin en kolay kaçırdığı gelirdir: hasta tedaviyi tamamlar, kontrol için “sonra ararım” der ve dönmez. Kontrolü ayrılırken takvime koymak, sonradan aramaktan her zaman daha etkilidir.

Düzenli aralıklarla tekrar eden kontrolleri tek tek girmek zorunda değilsiniz. Randevu oluştururken tekrar seçeneğiyle aynı hastanın belirli aralıklarla tekrar eden randevularını bir seferde açarsınız.

Hatırlatma mesajı kontrol randevularında ilk muayeneye göre daha kritiktir, çünkü hasta şikâyeti geçtiği için gelmeyi erteler. Randevu öncesi giden kısa bir mesaj bu ertelemeyi azaltır.

Gelmeyen hastaları takip etmek de aynı listeden yürür. Randevu durumları kayıtta tutulduğu için kimin gelmediğini görür, gerekiyorsa yeniden randevu için dönersiniz.

Klinikte randevu verisi yönetime ne söyler?

Randevu kaydı klinikte kapasite kararının temelidir: hangi hekimin takvimi haftalar öncesinden doluyor, hangi gün boş geçiyor, gelmeyen hasta oranı hangi randevu türünde yüksek.

Aylık raporlar bu soruların cevabını verir ve yeni hekim almak ya da poliklinik saatini uzatmak gibi kararları tahminden çıkarır.

Gelir tarafı da aynı kayıttan okunur. Gelir-gider özeti ve gelir tahmini ekranları geçmiş randevu ve tahsilat verisine dayanır, böylece sezon etkisi görünür hale gelir.

Verinin dışa aktarımı büyüyen klinikler için önemlidir. Dışa aktarma ve API erişimi Profesyonel plandan itibaren açıktır.

Klinik için hangi plan uygun?

Klinikte plan kararını hekim sayısı belirler, çünkü her hekim ayrı bir takvimdir. Temel plan üç, Profesyonel plan on takvim açar, İşletme planında takvim sınırı yoktur.

Hasta iletişimi ikinci ölçüttür. SMS ve WhatsApp hatırlatma ücretli planlarda bulunur ve kontrol randevularının kaçırılmaması açısından e-postadan daha etkilidir.

Tek hekimli bir muayenehane Başlangıç planıyla başlayabilir: ayda kırk randevu, bir takvim ve e-posta hatırlatma içerir.

Şubeli kliniklerde çoklu lokasyon ve veri dışa aktarımı gerekir; ikisi de Profesyonel plandan itibaren açıktır.

Klinik için randevu programı seçerken nelere bakmalı?

Klinikte ilk ölçüt veri sorumluluğudur: sistem hangi bilgileri istiyor, kimler erişebiliyor ve bu bilgiler nerede tutuluyor? Randevu için gerekmeyen sağlık verisini isteyen bir akış baştan sorunludur.

İkinci ölçüt hekim bazlı takvimdir. Poliklinik, ameliyat ve izin günleri ayrı yürütülemiyorsa sistem kliniğin gerçek düzenini taşıyamaz.

Üçüncü ölçüt yetkilendirmedir. Sekreter, hemşire ve hekim aynı ekranları görmek zorunda kalmamalı.

Dördüncü ölçüt veri taşınabilirliğidir: hasta ve randevu kayıtlarını dışa aktarabilmek, ileride sistem değiştirme ihtimaline karşı pazarlık gücünüzdür.

Klinikler için hangi kaynaklar faydalı?

Klinik işleyişine değen yazılar blogda toplanıyor. Sağlık alanında çalışan komşu sektörlerin sayfaları da benzer kurulum kararlarını anlatıyor.

• Randevuya gelmeyen hasta için ne yapılır?
• Personel ve çoklu takvim yönetimi
• Google’da nasıl bulunurum?
• Diş klinikleri için randevu programı
• Psikologlar için seans randevu programı
• Veteriner klinikleri için randevu programı

Sık sorulan sorular

Birden fazla hekim için ayrı takvim açabilir miyim?

Evet. Plana göre 3, 10 veya sınırsız takvim tanımlanabilir.

Hasta bilgileri nerede tutuluyor?

Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir ve yalnızca yetkili kullanıcılar erişir.

Hangi randevu türlerini online açmak mantıklı?

Süresi öngörülebilir ve yönlendirme gerektirmeyen randevular online açılmaya uygundur; rutin kontrol bunun tipik örneğidir.

Hasta randevusunu kendisi iptal edebilir mi?

Evet. İptal bağlantısı onay mesajında bulunur ve iptal edilen saat takvimde yeniden randevuya açılır.

Sekreterime sınırlı yetki verebilir miyim?

Evet. Çalışanı panele davet ederken hangi ekranları görüp hangilerini düzenleyebileceğini belirlersiniz.

Randevular hekimin kendi takvimine düşer mi?

Google Takvim bağlantısı kurulduğunda randevular hekimin takvimine aktarılır ve değişiklikler oraya da yansır.

Tekrar eden kontrol randevularını tek seferde açabilir miyim?

Evet. Randevu oluştururken tekrar seçeneğini kullanarak aynı hastanın belirli aralıklarla tekrar eden randevularını birlikte tanımlarsınız.

Birden fazla şubemiz var, hepsini tek hesapta yönetebilir miyim?

Çoklu lokasyon Profesyonel ve İşletme planlarında bulunur; her şube kendi çalışma saatleri ve takvimleriyle yönetilir.

Klinikler için ücretsiz randevu programı var mı?

Evet. eSeans’ın Başlangıç planı ücretsizdir: ayda 40 randevu, kendi logonuzla açılan rezervasyon sayfası ve e-posta hatırlatma içerir. Kart bilgisi istenmez.

Müşterilerim randevu almak için uygulama indirmek zorunda mı?

Hayır. eSeans web tabanlıdır; müşteriniz rezervasyon bağlantısını tarayıcıda açar ve randevusunu alır.

Randevuya gelmeyen müşteriye karşı ne yapabilirim?

Randevu öncesi otomatik hatırlatma gönderilir; e-posta tüm planlarda, SMS ücretli planlardan itibaren bulunur. İsterseniz ön ödeme (kapora) alarak gelmeme oranını düşürebilirsiniz.

Kurulum ne kadar sürer?

Hizmetlerinizi, sürelerini ve çalışma saatlerinizi girmeniz birkaç dakika sürer; rezervasyon sayfanız hemen yayına girer.